МАГ (Михайлов Александр Геннадьевич): персональные страницы

   Методика проектирования информационных систем в Internet

1.   Предварительный анализ (разработка концепции)

1.1. Определение проблемы

Очень часто руководители российских организаций затрудняются правильно определить, что же разрабатываемая информационная система должна делать, во сколько обойдется ее разработка и эксплуатация, каким образом оценивать эффективность ее работы. Проекты по разработке и эксплуатации ИС могут быть весьма дорогими и не всегда очевидно, будет ли положительный эффект для организации, а если будет, то как его количественно оценить.

     Реальной проблемой, для решения которой требуется информационная система, может являться недостаток качественной информации, что не позволяет проводить адекватный анализ интересующей предметной области (скорее всего - рынков и товаров, с которыми работает ваша организация).  На этапе определения проблемы, помочь разрешить которую должна проектируемая ИС, проводится приближенный анализ следующих блоков вопросов:

1.    Цели и задачи вашей организации

Перед определением задач разрабатываемой информационной системы следует выяснить цели и задачи, стоящие перед вашей организацией, а также критерии оценки эффективности ее работы. Цели и задачи ИС, а также критерии ее оценки, должны быть непосредственно связаны с ними.

          Далее приведены примеры ИС, разработанной Ресурсным центром малого предпринимательства. Миссия, цели и стратегии деятельности Ресурсного центра, разработанные автором во время обучения в Высшей школе международного бизнеса Академии народного хозяйства, приведены в Приложении 1.

2.    Имеющиеся информационные ресурсы

          Проводится оценка  текущего уровня информатизации вашей организации:  имеющихся информационных систем, квалифицированных специалистов, технических и программных средств, а также возможного развития этих ресурсов на ближайшие несколько лет. Во время этого обследования надо выявить уже имеющиеся информационные ресурсы, к которым целесообразно иметь доступ в рамках создаваемой ИС. Требуется также скоординировать перспективы развития проектируемой ИС и других информационных систем, имеющихся и планируемых в вашей организации, у основных конкурентов и потенциальных партнеров.

3.    Группы потенциальных пользователей ИС, а также возможные оппоненты

     Необходимо оценить группы потенциальных пользователей ИС внутри организации и вне ее. Очень важно уже на этом этапе прикинуть, что хотела бы каждая из групп от создаваемой ИС. Целесообразно сразу оценить основных противников создаваемой ИС и потенциальных партнеров.

4.    Ресурсы, выделяемые на разработку и эксплуатацию ИС

          Следует оценить ресурсы (финансовые, кадровые, технические средства и др.), которые предполагается выделить на разработку и эксплуатацию ИС. В данном случае требуется не оценка реальных затрат на создание ИС, а примерная оценка, сколько ресурсов готово выделить на ИС руководство организации.

          Для ИС, предназначенных для анализа конкретной предметной области, целесообразно также оценить ситуации в этой предметной области. В первую очередь стоит выяснить:

-         текущее состояние и перспективы развития рассматриваемой области;

-         основные организации, работающие в данной области, в первую очередь потребители и производители. Эти организации следует учесть при проведении дальнейшего анализа. Очень важно также выявить имеющиеся и планируемые проекты, связанные со сбором информации по рассматриваемой области.

          Далее, в качестве примера проведения каждого этапа предварительного анализа ИС, приводится разработанное автором резюме концепции реальной информационной системы. В рамках этой ИС должны быть собраны описания источников информации по малому предпринимательству во всех регионах РФ. Полный текст резюме данной концепции приведен в Приложении 2.

1.2. Определение целей ИС

На основании анализа целей и задач организации, уже имеющихся информационных ресурсов и планов их развития, групп потенциальных пользователей, а также ресурсов, доступных для разработки и эксплуатации ИС, можно сформулировать цели ИС.  При этом целесообразно учесть изменения целей, задач и ресурсов на несколько лет вперед. Можно предложить следующие возможные варианты основной цели эксплуатации ИС:

а) Сбор, анализ и доведение до пользователей, в удобной для них форме, наиболее качественной и подробной  информации по интересующей их области (для случая маркетинговой ИС - о рынках и товарах, с которыми работает организация) при заданных ресурсах на разработку и эксплуатацию ИС;

б) Сбор, анализ и доведение до пользователей информации по заданной области, позволяющей проводить анализ с заданной точностью.

На взгляд автора, вариант а) более распространен, т.е. когда примерные расходы на ИС уже заданы и требуется разработать ИС, наиболее эффективную с точки зрения поставленных целей. Для варианта б) максимальные размеры используемых для ИС ресурсов, конечно, тоже ограничены.

Цели предприятия и ИС требуется согласовать очень хорошо, а также прикинуть их возможные изменения на несколько лет вперед.

Цель разработки ИС может быть примерно следующая: «Разработать ИС, позволяющую собирать, анализировать и доводить до пользователей наиболее качественную и подробную информацию по заданной предметной области (для случая маркетинговой ИС - о рынках и товарах, с которыми работает организация)».

1.3. Определение основных задач ИС

После определения целей ИС составляется перечень основных задач на этап эксплуатации ИС. В качестве направлений, по каждому из которых составляются списки конкретных задач, можно отметить:

-         сбор, анализ и доведение информации до каждой группы пользователей;

-         контроль эффективности функционирования ИС;

-         текущую доработку ИС.

Для конкретной ИС целесообразно указать (без детализации) конкретные задачи, которые должна решать эта система в течении следующих нескольких лет – какую информацию собирать, в каком виде и как часто распространять. Все эти моменты уникальны для каждой конкретной ИС. В качестве основных задач ИС по сбору, анализу и распространению информации, стоит отметить:

1.     Примерный перечень собираемой информации;

2.     Основные формы представления информации (базы данных, сайт в Internet, печатные справочники, CD-ROM);

3.     Для каждого вида информации надо указать:

-         Ожидаемые объемы информации и требования к ее качеству;

-         Примерную периодичность обновления;

-         Основные виды анализа этой информации;

-         Основные формы, в которых эта информация будет доводиться до пользователей, а также периодичности их выпуска.

1.4. Определение критериев оценки эффективности ИС

После установления целей ИС и примерных задач на следующие несколько лет, очень важно разработать и согласовать критерии оценки эффективности ее функционирования. Эти критерии для организаций, собирающих информацию для своих нужд или же для продажи, будут различны. В зависимости от целей организации возможны несколько различных вариантов критериев:

1) Собираемая в рамках ИС информация предназначена для самой организации. При этом объективными критериями оценки функционирования информационной системы является количество и качество собранной информации, а также ее соответствие потребностям пользователей.

2) Собираемая в рамках ИС информация предназначена для продажи. При этом критерием будет доход от продаж собранной информации и связанных с этим услуг.

3) Сама ИС разрабатывается под конкретный заказ. При этом разработчик заинтересован в достаточно эффективном, с точки зрения заказчика, функционировании ИС и в своем доходе от этого.

Далее более подробно рассмотрен первый вариант, т.е. когда информация собирается в первую очередь для нужд самой организации.

1.5. Предварительная оценка ресурсов

На данном этапе проводится примерная оценка и сравнение имеющихся и требуемых ресурсов. В качестве ресурсов имеются в виду финансы, кадры, технические и программные средства, отдельно на разработку и на эксплуатацию ИС. Также следует оценить время, отведенное на разработку ИС и ожидаемое время ее эксплуатации, а также периоды, на которые его целесообразно делить. На каждый такой этап проводится подробное планирование, а после его завершения - контроль эффективности выполнения этапа. На взгляд автора, длительность таких периодов целесообразно взять равной 6-ти месяцам.

Автор не рекомендовал бы браться за разработку ИС, которые, с точки зрения руководства организации, должны были начать работу еще «вчера» и при явно недостаточных ресурсах на разработку и эксплуатацию. Это говорит о полном отсутствии планирования, особенно стратегического, а также о наплевательском отношении к разработке ИС. При слишком небольшом времени, выделенном на разработку ИС, вряд ли удастся правильно ее спланировать и разработать, что неизбежно приведет к проблемам во время эксплуатации.

Необходимо выявить, какие имеющиеся ресурсы руководство организации готово выделить на разработку и эксплуатацию ИС. В качестве таких ресурсов в первую очередь стоит отметить:

-         время, имеющееся на разработку ИС – обычно несколько месяцев;

-         персонал, который может быть задействован на разработку и на эксплуатацию ИС;

-         имеющиеся и/или предполагаемые для разработки ИС технические и программные средства, а также линии связи;

-         финансы, которые предполагается потратить на привлечение внешних организаций и экспертов к разработке ИС, на закупки информации и другие задачи, связанные с разработкой и эксплуатацией ИС;

-         другие ресурсы – помещения для службы эксплуатации ИС и др.

После выявления предполагаемых ресурсов на разработку и эксплуатацию ИС, целесообразно на основе имеющегося опыта и экспертных оценок дать приближенную оценку минимальных и желательных затрат на разработку и эксплуатацию ИС. Требуется также определить, на какие технические и программные средства стоит ориентироваться при проектировании системы сбора и распространения информации.

Персональные компьютеры сейчас стали достаточно мощными, поэтому, как правило, для хранения баз данных будет достаточно одного или нескольких современных компьютеров. Для ввода информации и работы с ней их может требоваться гораздо больше.

          В качестве средства распространения информация можно использовать Web-сайт в сети Internet или во внутренней сети вашей организации (Intranet). Это особенно удобно для распространения информации по другим организациям и/или по находящимся в других регионах подразделениям вашей организации. Затраты на распространение больших объемов информации по многим пользователям в этом случае могут быть существенно меньше, чем при других способах распространения информации, а оперативность распространения данных – наиболее высокая.

Попытаемся дать грубую оценку экономической эффективности внедрения маркетинговой информационной системы (МИС). Использование такой системы, по оценкам автора, позволит увеличить доходы фирмы на 15-20%.  Соответственно, общие затраты на разработку и эксплуатацию МИС не должны превышать возможного увеличения доходов фирмы, а лучше, если они составят процентов 5 от текущих доходов.

Работу  по разработке и эксплуатации МИС целесообразно рассматривать как работу центра затрат, т.е. подразделения, необходимого для фирмы, но непосредственно не приносящего прибыли. Целесообразно устанавливать бюджет работы такого центра и оценивать его работу по заранее установленным критериям, в первую очередь – количеству и качеству собираемой информации, а также ее соответствия потребностям пользователей.

Целевую функцию информационного центра, эксплуатирующего МИС, можно определить как «сбор, анализ и доведение до пользователей информации о рынках и товарах (услугах), с которыми работает фирма». Более детальный список видов информации, доводимой МИС до пользователей: потребители, конкуренты, товары, рынки, цены.

Например, при доходах в 200 тыс. $  в год (средняя или малая фирма), на МИС можно потратить 5% - 10 тыс. $ (до 30 тыс. по максимуму). На эти деньги можно платить зарплату не более 1-2 человекам и содержать несколько компьютеров. Это достаточно только для небольшой ИС, обрабатывающей достаточно небольшие объемы информации. Поэтому, учитывая затраты на разработку и поддержку ИС, маркетинговые информационные системы более эффективны для достаточно больших организаций.

После оценки предполагаемых и требуемых на разработку и эксплуатацию ресурсов, проводится их сравнение по каждому из ресурсов. Если хотя бы по одному из ресурсов оценка требуемых ресурсов будет в 2 или более раз больше предполагаемых, то до перехода к более детальному планированию ИС, следует обсудить эти расхождения с руководством организации (заказчиком ИС).

1.6. Определение допущений и рисков

На данном этапе желательно приближенно оценить использованные при предварительной оценке ИС допущения, а также возможные риски во время разработки и эксплуатации ИС. В качестве типового допущения обычно предполагается, что ресурсы на разработку и эксплуатацию ИС будут выделяться своевременно и в нужном объеме. Примером возможного риска является случай, когда руководство предполагает разработать ИС, работающую в сети Internet, силами своих сотрудников, не имеющих такого опыта.

          Целесообразно проанализировать наиболее типичные  ошибки, допускаемые сейчас российскими фирмами:

-         недостаточное планирование разработки и эксплуатации ИС. Часто отсутствуют даже согласованные между разработчиками и руководством организации цель и критерии оценки эффективности ИС;

-         небрежное отношение к обновлению информации, что приводит к быстрому ухудшению ее качества и недоверию пользователей ко всей ИС в целом;

-         слишком маленькие или слишком большие ресурсы на разработку ИС.

          В качестве рисков можно отметить также высокую нестабильность ситуации в РФ.

1.7. Согласование результатов анализа

          На данном этапе проводится согласование результатов предварительного анализа ИС с руководством организации и другими заинтересованными лицами – в первую очередь с группами потенциальных пользователей ИС. Целесообразно сразу предложить несколько вариантов ИС, различающихся набором функций и затратами на разработку и эксплуатацию системы:

-         базовый вариант ИС;

-         более дешевый вариант, с меньшим набором функций;

-         более дорогой вариант ИС, с расширенными возможностями.

          Результаты анализа надо оформить в письменном виде. В первую очередь важно составить резюме проекта по разработке и эксплуатации ИС. На взгляд автора, достаточно удобно для оформления резюме использовать форму для предварительного анализа проектов /2/. Эта форма доработана автором для проектов по разработке ИС. Также учтены формы, используемые для анализа проектов в фонде «Евразия», а также по проектам «Бистро» в рамках программы Tacis.

          После согласования результатов анализа и выбора варианта реализации ИС, проводится детальное планирование проекта по разработке и эксплуатации ИС.

Copyright  2014

Начало

Ссылки