|
|
Методика проектирования информационных систем в Internet |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
ВведениеРоль информации в бизнесе быстро растет. В рамках информационной экономики одним из важнейших ресурсов, используемых организациями, является информация. Существование организаций зависит от того, насколько подробно, своевременно и качественно удается отслеживать информацию о рынках и товарах, с которыми она работает. Такая информация может обеспечить стратегическое преимущество перед конкурентами. Ситуация существенно усложняется при работе на нескольких рынках, находящихся в разных регионах. Информации и источников ее получения может быть очень много. Можно отметить следующие современные тенденции, серьезно изменившие подход к проектированию информационных систем (ИС), особенно маркетинговых ИС: 1. Существенное ускорение изменений внешней среды, в которой работают организации; 2. Все увеличивающаяся глобализация бизнеса; 3. Появление технологий Internet/Intranet. Эти технологии позволили существенно упростить разработку и эксплуатацию информационных систем и сделали возможным создание более сложных ИС, в т.ч. распределенных по всему миру. Первые две тенденции привели к тому, что для адекватного анализа информации организации должны создавать все более сложные распределенные информационные системы с огромными объемами информации. Технологии Internet/Intranet дали возможность это сделать с примерно такими же затратами сил и средств, как и раньше для систем существенно меньшего масштаба. Однако квалификация разработчиков больших ИС должна быть весьма высока. Допущенные при проектировании ошибки могут выясниться нескоро, а затраты на их исправление могут превысить стоимость первоначальной разработки. Сотрудники небольших компаний, работающих в маленьком городе, могут лично знать почти всех своих клиентов и получать информацию непосредственно от них. Однако сейчас даже маленькие организации могут выходить на различные рынки. Большие и средние организации работают на нескольких удаленных друг от друга рынках и выпускают целый спектр товаров. Поэтому необходима более полная и качественная маркетинговая информация, собираемая в электронной форме. Конкуренция постоянно усиливается, товары все быстрее сменяют друг друга, покупатели становятся более требовательными при их выборе. В этих условиях производители нуждаются во все более точной информации о реакции покупателей на различные характеристики их товаров. Значительно выросла доступная информация. В нашумевшей книге «Мегатренды» говорится, что уже более 65% рабочей силы США занято, в той или иной мере, обработкой информации, в то время как в 1950 году таких людей было всего 17%, а мир начал переход от индустриальной к информационной экономике. Современные компьютерные технологии позволяют создавать огромные объемы информации. Менеджеры часто получают ее слишком много. Проблема не в недостатке информации вообще, а в недостатке именно той информации, которая требуется конкретному потребителю и именно в том виде, в каком она ему требуется. Многие менеджеры жалуются, что им приходится изучать слишком много бесполезной информации. Большие усилия могут уходить на поиск даже самых простых данных. Важная информация может поступить слишком поздно и в искаженном виде. Даже если информации много, бывает непросто выбрать из нее именно то, что требуется в данном случае. К сожалению, затраты на сбор и качественную обработку всей доступной информации стремятся к бесконечности. Быстро увеличивает объем доступной информации также бурное развитие сети Internet. Поэтому все более актуальной становится задача оптимизации информационных потоков. Большинство российских фирм при проектировании системы сбора информации исходят только из имеющихся заделов, сил и средств. Часто чисто интуитивно принимаются решения об относительной важности сбора того или иного вида информации и ожидаемых затратах на это. Также часто реальные затраты существенно превышают планируемые. Развитие идет методом проб и ошибок. Далее рассмотрен разработанный автором алгоритм проектирования ИС сбора и распространения информации. В рамках алгоритма могут быть использованы следующие возможные критерии оптимизации: а) как при ограничениях на имеющиеся силы и средства собрать информацию, позволяющую наиболее полно отслеживать текущее состояние интересующей вашу организацию предметной области, или же, б) как минимизировать затраты на сбор информации, позволяющей отслеживать состояние предметной области с заданной точностью.
В качестве предметной области может выступать конкретный рынок, на котором работает ваша организация. Также может рассматриваться и состояние конкретной области деятельности или даже региона РФ. Данная методика предназначена в первую очередь для проектирования достаточно сложных систем сбора информации в больших или средних по размерам организациях. Своевременный и адекватный анализ информации является вопросом выживания организаций в современном бизнесе. Всем знаком пример неэффективного анализа маркетинговой информации (или полное отсутствие анализа) – недостроенные коттеджи под Москвой. По разным оценкам их сейчас от 15 до 150 тысяч! В данном случае не был проведен прогноз спроса на дорогие коттеджи – данный рынок очень невелик и спрос был быстро удовлетворен. Большинство же строящих коттеджи фирм, надеялись, что спрос все время будет увеличиваться. Известны также российские примеры успешного анализа маркетинговой информации и стратегического планирования – завод «Балтика» успешно работает на высококонкурентном рынке пивной продукции и имеет планы своего развития на 5 лет вперед. Разработка эффективной технологии сбора, анализа и распространения информации очень важна. Автор наблюдал ряд проектов по разработке информационных систем, которые начинались без как-либо серьезного плана, после чего от нескольких месяцев до нескольких лет персонал, занимающийся разработкой и эксплуатацией ИС, прилагал усилия (обычно достаточно серьезные, а иногда – героические) на сбор никому не нужной информации, с огромными накладными расходами на это. После этого происходил «разбор полетов», когда начальство и сотрудники убеждались, что они работали не совсем в том (или совсем не в том) направлении. Принималось решение с ближайшего понедельника делать все по другому – опять-таки без какого-либо серьезного анализа и планирования. Еще через какое-то время выяснялось, что собранную с большим трудом информацию можно недорого купить или вообще достать бесплатно. Часто, однако, наблюдалась и другая картина – информацию удавалось собрать, но слишком мало и плохого качества. После двух-трех таких неудачных итераций руководство организации принимало решение или вообще закрыть направление по сбору информации или заменить весь персонал. Бывает и так, что только на чистом (голом) энтузиазме сотрудников удается собирать весьма качественную информацию. Своевременно ее обновлять после этого, как правило, не получается – не остается ни сил, ни средств, ни энтузиазма. Описанные выше варианты разработки ИС методом «проб и ошибок» проиллюстрированы на Рис. 1. Размер шага на рисунке пропорционален общим затраченным усилиям:
Рис . 1. Шаги к разработке ИС, ожидаемой руководством организации Правильно разработанная ИС позволила бы избежать многих человеко-месяцев или лет бесполезной работы. На взгляд автора, имеет смысл потратить на планирование разработки ИС и маркетинговые исследования 15-20% всех ожидаемых затрат на разработку, это многократно окупится.
Рассмотрим возможную классификацию ИС по их назначению: Табл. 1. Классификация информационных систем по их назначению
Для проектирования и эксплуатации всех перечисленных выше видов ИС могут быть использованы одни и те же методы, рассмотренные в данной работе. Однако цели, задачи и критерии оценки эффективности работы этих ИС будут различны. Рассмотрим типы информационных систем автоматизации конкретной организации (пункты 1 и 2 в Табл. 1) и их предполагаемых пользователей. Исходная схема взята из работы /1/ и несколько адаптирована автором. В скобках приведены американские обозначения типов ИС:
Рис . 2. Типы информационных систем В данной работе в большей мере рассмотрены информационные системы для менеджеров и маркетинговые ИС. Рассмотрим потребности в информации для менеджеров разного уровня /7/. Эти потребности весьма различны – руководители организации должны анализировать объемы продаж в целом и стратегическим планированием. Рядовые же сотрудники должны заниматься текущими продажами:
Рис . 3. Типы информационных систем В данной работе в большей мере рассмотрены информационные системы для менеджеров среднего уровня и для рядовых сотрудников.
Всю информацию, собираемую в рамках ИС, можно разделить на: 1. Информацию, уже имеющуюся в других информационных системах вашей организации; 2. Покупаемую информацию – например базы данных по законодательству; 3. Самостоятельно собираемую информацию.
Рассмотрим эти источники информации более подробно. 1. Информация, уже имеющаяся в других информационных системах вашей организации. Как правило, в электронной форме уже имеется информация о текущих продажах, ассортименте продукции, финансах и др. Если эта информация нужна в создаваемой ИС, то надо обеспечить доступ к ней. Однако, эти данные собираются для других целей и формы их представления могут быть совершенно различны. Если это требуется, создаваемая ИС должна обеспечивать доступ к этой информации, а также представить ее в удобной для пользователей форме: Табл. 2. Внутренние источники информации
2. Покупаемая информация, в первую очередь базы данных, закупаемые для ИС. Можно отметить следующие виды информации, как правило, уже имеющиеся в форме баз данных: - статистическая информация; - адресная информация; - юридическая информация; - коммерческая информация; - реклама, обзоры прессы; - масса другой информации. К большинству из перечисленных выше видов информации сейчас можно иметь доступ из сети Internet. Описания имеющихся в России баз данных достаточно хорошо представлены в каталогах НТЦ «Информрегистр» (сайт в Internet: www.inforeg.org.ru , печатный каталог называется «Базы данных России») и МБИТ (печатный каталог называется «Российская энциклопедия информации и телекоммуникаций»). Описание российских информационных ресурсов в сети Internet, на взгляд автора, лучше искать в каталогах www.atrus.ru , www.rambler.ru , www.stars.ru и др.
3. Самостоятельно собираемая информация уникальна для каждой конкретной информационной системы. Например, для маркетинговой ИС это будет информация о товарах, рынках, потребителях, конкурентах, ценах, каналах сбыта, маркетинговых исследованиях, мероприятиях по сбыту и др. Для ИС мониторинга конкретной предметной области требуется своими силами собрать недостающую, но очень важную информацию по этой области.
На взгляд автора, соотношение между объемами информации и затратами на нее для покупаемой, а также уже имеющейся в других ИС предприятия и для самостоятельно собираемой информации таково:
Рис. 4. Соотношение между объемами информации и затратами на нее Т.е. на самостоятельно собираемые данные (это справедливо для случая маркетинговой информации) может приходиться до 80% затрат. Поэтому к выбору этой информации надо подойти особенно тщательно. Например, не для всех фирм и не всегда целесообразно внедрять ИС по сбору и анализу маркетинговой информации по рынкам и товарам, с которыми работает фирма. Маркетинговая ИС наиболее эффективна при следующих условиях: - При активной рыночной стратегии фирмы (см. Табл. 3); - При высоком уровне конкуренции - при работе на зрелых рынках (Табл. 4); - При высокой скорости изменения внешней среды, в которой работает организация; - При быстро меняющемся ассортименте выпускаемой продукции или услуг; - При большом числе клиентов и работе сразу на нескольких рынках в разных регионах. Табл. 3. Роль МИС при различных стратегиях деятельности организации
Основная информация для данной таблицы взята из лекций профессора ВШМБ АНХ, д.э.н. Евенко Л.И. /5/, а автор позволил себе оценить роль МИС для каждой стратегии. Можно отметить, что, к сожалению, деятельность очень многих российских организаций подпадает под характеристики «реагирующей» стратегии. Как следствие этого, хорошая ИС по сбору маркетинговой информации вряд ли им поможет. Табл. 4. Роль МИС в зависимости от этапов жизненного цикла продукта
Основная информация, использованная в данной таблице взята из работы /3/.
Существенная часть информационных систем разрабатывается, исходя только из предположений разработчиков о том, что эта система должна делать и какую информацию обрабатывать, а также на имеющихся технических и программных средствах. Поэтому функции ИС и ее стоимость могут совершенно не удовлетворять большинство предполагаемых пользователей. С точки зрения маркетинга может быть несколько различных подходов к оценке стоимости разрабатываемой ИС /7/:
а) Подход на основе себестоимости: Продукт -> Издержки -> Цена -> Ценность для потребителей -> Потребители б) Подход на основе ценностей потребителей: Потребители -> Ценности потребителей -> Цена продукта -> Издержки -> Продукт
Подход на основе ценностей потребителей является существенно более правильным. Он предполагает движение не от уже разработанной информационной системы к поиску ее возможных пользователей, а наоборот – разработку ИС, исходя из проведенного анализа потребностей имеющихся и потенциальных пользователей. Современные подходы к разработке информационных систем подробно освещены в работе /1/.
Ниже изложена разработанная автором методика проектирования ИС, базирующаяся на современных методах управления проектами, маркетинга и менеджмента. Более ранние работы автора, относящиеся к методике проектирования ИС: /8-11,6/. С точки зрения теории управления проектами /2/, разработку и эксплуатацию ИС можно разбить на следующие этапы: 1. Предварительный анализ ИС (разработка ее концепции); 2. Планирование разработки и эксплуатации ИС; 3. Разработка ИС; 4. Детализация плана эксплуатации ИС; 5. Эксплуатация ИС.
Чрезвычайно важный этап разработки ИС – разработку ее концепции, а также этап планирования разработки и эксплуатации ИС, часто совсем пропускаются российскими организациями. При этом внимание обращается только на закупаемые технические средства, а потом сразу переходят к разработке или закупке программного обеспечения.
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
